Firmy digitalizují, ale administrativy neubývá. Kde dělají chybu?
Digitalizace je dnes v HR skoro samozřejmým tématem. Pořizujeme nové systémy, elektronické formuláře, workflow, automatické notifikace a stále častěji mluvíme i o využití AI. Přesto se v praxi pořád setkávám s tím, že personalisté mají po „digitalizaci“ práce stejně – někdy dokonce víc. Jen se část administrativy přesunula z papíru do počítače.
Problém často není v technologii. Problém je v procesu, který jsme se rozhodli digitalizovat.
Když zdigitalizujeme špatně nastavený proces, nezlepšíme ho. Jen bude špatně fungovat rychleji.
Nejdřív proces, potom systém
Při digitalizaci HR je lákavé začít otázkou: Jaký systém pořídíme? Z mé zkušenosti je ale užitečnější začít úplně jinde: Proč ten proces děláme právě takto?
Kolik kroků skutečně potřebujeme? Kdo co schvaluje a proč? Kde se stejné údaje zadávají dvakrát? Kde vzniká čekání? A co se stane, když některý krok úplně odstraníme?
Typickým příkladem může být požadavek na nábor nového člověka.
Pokud manažer vyplní formulář, pošle ho e-mailem HR, HR doplní další údaje, někdo je přepíše do systému a potom následuje schvalování, nepomůže jen vytvořit elektronickou verzi stejného formuláře.
Smyslem digitalizace by mělo být zjednodušit celý tok informace – ideálně tak, aby se data zadala jednou, automaticky se dostala k lidem, kteří je skutečně potřebují, a bylo zřejmé, kde se požadavek právě nachází.
Digitalizace má odstraňovat práci, ne přidávat další obrazovku
Ve své HR praxi jsem pracoval s personálními systémy, docházkou, vzdělávacími nástroji, elektronickým podepisováním i automatizací jednoduchých workflow. Právě při podobných projektech jsem si opakovaně potvrzoval, že nejlepší řešení nemusí být největší ani technologicky nejpokročilejší.
Dobře nastavená automatická notifikace, elektronický podpis nebo jednoduchý schvalovací tok mohou někdy přinést větší efekt než rozsáhlý projekt, který zaměstnanci nakonec obcházejí e-mailem a Excelem. Technologie totiž začne dávat hodnotu až ve chvíli, kdy lidem zjednoduší každodenní práci.
Dobrým testem je proto jednoduchá otázka: Pozná zaměstnanec, manažer nebo personalista po zavedení řešení, že má méně práce, rychlejší přístup k informacím nebo jasnější postup? Pokud ne, stojí za to se vrátit o krok zpět.
Nezapomínejme na uživatele procesu
HR někdy navrhne proces především tak, aby vyhovoval HR. Jenže většinu personálních procesů používají také manažeři a zaměstnanci. Pokud je řešení složité, nepřehledné nebo vyžaduje zbytečné kroky, lidé si rychle najdou vlastní cestu – typicky e-mail, Excel nebo zprávu kolegovi.
Proto má smysl před digitalizací mluvit i s těmi, kteří proces používají. Často právě oni nejrychleji ukážou, kde se čeká, co se zadává znovu a které schválení už nikomu nepřináší hodnotu.
A co AI?
Umělá inteligence dnes přirozeně vstupuje i do personalistiky. Může pomoci s přípravou textů, sumarizací informací, prací s daty nebo rutinními úkoly. Ani AI ale nevyřeší proces, který nemá jasný účel, vlastníka nebo pravidla.
Proto bych ji nevnímal jako začátek digitalizace, ale jako další nástroj. Nejdřív bychom měli vědět, co chceme zjednodušit a proč. Teprve potom dává smysl hledat, zda nám pomůže automatizace, AI, nový HR systém – nebo třeba jen odstranění jednoho zbytečného schválení.
Pět otázek před digitalizací HR procesu
Než firma začne vybírat nástroj nebo dodavatele, doporučuji si u každého procesu položit pět jednoduchých otázek:
1. Jaký problém tímto procesem skutečně řešíme?
2. Které kroky vytvářejí hodnotu a které jsou jen historický zvyk?
3. Zadáváme některé informace opakovaně?
4. Kdo proces používá a co mu dnes komplikuje práci?
5. Jak poznáme, že digitalizace opravdu pomohla?
Teprve když na tyto otázky umíme odpovědět, má smysl řešit technologii.
Digitalizace, která je opravdu vidět
Za dobrou digitalizaci nepovažuji počet nových aplikací ani množství automatizovaných kroků. Jejím výsledkem by měl být jednodušší proces, méně ruční práce, dostupnější informace a lepší zkušenost lidí, kteří s HR každodenně pracují.
Možná proto stojí za to před každým digitalizačním projektem položit ještě jednu otázku:
Kdybychom tento HR proces dnes navrhovali úplně od začátku, vypadal by stejně?
Pokud ne, možná ještě není čas ho digitalizovat. Nejdřív je čas ho změnit.
S Jiřím Siberou, HR ambasadorem oblasti umělé inteligence, digitalizace a automatizace v HR Brainstorming, se stejně jako s dalšími 21 mentory můžete potkat osobně na konferenci HR BRAINS 2026! Konference nabídne unikátní HR data ve spolupráci s Ipsos srovnávající pohled zaměstnanců a HR odborníků, výrazné osobnosti byznysového i státního sektoru, více než 20 mentoringových stolů zaměřených na témata podle vašich potřeb, živou mediální zónu s rozhovory přímo z místa i oblíbený formát stavěný na otevřeném sdílení zkušeností.
Potkáme se 12. října v Clarion Congress Hotel Prague!
Lístky mizí rychle, chyťte si ten svůj.
V HR Brainstorming tvoříme prostor pro všechny, kdo chtějí měnit svět práce k lepšímu
Věříme totiž, že HR má zásadní vliv na to, jak se lidé v práci cítí, jak spolu komunikují a v jakém prostředí denně fungují. Spojujeme HR profesionály a profesionálky a dáváme jim nástroje a podporu pro reálnou změnu firemní kultury.
Pořádáme praktické webináře, tvoříme prostor pro sdílení know-how skrz mentoringovou konferenci HR BRAINS, otevíráme přístup k naší HR Knowledge Base a dáváme organizacím jasný směr v oblasti inkluze díky DEI Balanced Academy
Připojte se k naší komunitě a tvořte budoucnost HR společně s námi!
Leave a Reply