Vendula Imramovská
„Jak dostat lidi zpátky do kanceláře?“ je otázka, kterou dnes řeší spousta firem.
My v GuideVision ji řešíme také. Jsme IT konzultační firma zaměřená na platformu ServiceNow, máme přibližně 350 zaměstnanců a 7 poboček v Evropě. Hybridní práce je pro nás realitou už dlouho. Máme nastavené dva dny práce z kanceláře týdně, ale nechceme jít cestou striktní kontroly docházky. Navíc máme kolegy, kteří žijí daleko od našich poboček a pracují permanentně remote.
Proto jsme si na začátku položili trochu jinou otázku.
Ne „Jak lidi donutit chodit do kanceláře?“, ale:
„Co musíme změnit, aby jim dávalo smysl do kanceláře přijít?“
Nejdřív data, potom nápady
Nechtěli jsme začít tím, že nakoupíme pingpongové stoly, objednáme pizzu a budeme doufat, že se kanceláře zaplní.
Začali jsme průzkumem What Would Bring You In?, ve kterém jsme se lidí ptali, jak často do kanceláře chodí, jak často by ideálně chodit chtěli, co jim v častější návštěvě brání a co by naopak zvýšilo jejich motivaci přijít.
A výsledky pro nás byly velmi zajímavé.
Z 60 respondentů by 35 % ideálně chodilo do kancelářečastěji než dnes, 52 % je se současnou frekvencí spokojeno a pouze 13 % by chtělo chodit méně. Takže určitá ochota přijít častěji existuje. Jenže když jsme se podívali na bariéry, dostali jsme velmi realistický obrázek. 57 % lidí uvedlo jako bariéru čas strávený dojížděním, 55 % preferuje flexibilitu práce z domova, 48 % má doma lepší pracovní prostředí a 47 % se doma cítí produktivnější. Pro 32 % je problémem, že jejich nejbližší kolegové nebo tým v kanceláři nejsou, a 25 % jednoduše nevidí dostatečný benefit v tom, proč tam jet.
A právě tady nám došlo něco podstatného.
Lidé po nás primárně nechtěli, abychom udělali kancelář zábavnější. Chtěli, aby cesta do kanceláře stála za to.
Nejhorší scénář? Přijet do prázdné kanceláře a celý den sedět na Teams
Jedna z největších bariér hybridní práce je podle mě velmi jednoduchá. Rozhodnete se přijet do kanceláře. Strávíte 45 minut cestou. Přijdete – a skoro nikdo tam není. Sednete si ke stolu, nasadíte sluchátka a následujících osm hodin strávíte na Teams callech s lidmi, kteří sedí doma nebov jiné zemi. Pak jedete 45 minut domů. A logicky si řeknete: Proč jsem tam vlastně jel/a? Proto jsme se zaměřili na dvě hlavní věci.
1. Koordinovat, KDY se potkáváme
Zavedli jsme dva anchor days – dedikované dny, kdy chceme koncentrovat přítomnost lidí v kanceláři. Ne proto, abychom měli krásnější statistiku docházky. Ale proto, aby člověk věděl: Když dnes přijdu, pravděpodobně tam budou i ostatní.
Právě koordinace přítomnosti vyšla jako jedna z hlavních priorit. Snažíme se proto kolem společných dní plánovataktivity, které dávají větší smysl osobně – týmové meetingy, brainstorming, workshopy, vzdělávání, knowledge sharing, 1:1 rozhovory nebo společné obědy.
2. Dělat v kanceláři to, co doma nedává stejný smysl
Home office je skvělý. Na soustředěnou práci. Na flexibilitu. Na individuální úkoly. Nemá proto smysl předstírat, že kancelář musí být za každou cenu lepší než domov. Nemusí. Má být lepší na něco jiného. Na spolupráci. Brainstorming. Vztahy. Spontánní rozhovory. Learning. Networking. Společný oběd. Situace, kdy potřebujeme něco vyřešit společně a rychle. To je změna, kterou se snažíme dostat i do našeho mindsetu: Nejezdi do kanceláře dělat totéž, co můžeš dělat doma. Přijeď tam kvůli tomu, co doma nedostaneš.
„Ale můj tým tam stejně není.“
Tohle byl další argument, který jsme slýchali velmi často. V IT consulting firmě se 7 evropskými pobočkami je naprosto běžné, že členové jednoho týmu sedí v různých zemích. „Můj tým je v Polsku, Maďarsku a Německu. Proč bych měl jezdit do pražské kanceláře?“ A tady se snažíme trochu změnit perspektivu. Office není jen místo, kde se potkávám se svým přímým týmem. Je to také místo, kde potkám člověka z jiné části firmy. Někoho, koho znám jen ze Slacku. Nového kolegu. Experta, kterého bych jinak nikdy nepotkal. Člověka, se kterým skončím náhodou u kávovaru a zjistím, že řeší něco podobného jako já.
Chceme proto mnohem více podporovat cross-team a cross-functional networking. Nejen: „Je tam můj tým?“ Ale také: „Koho dalšího tam můžu potkat?“
Praha jako pilot
Rozhodli jsme se nezačínat všech sedm poboček najednou. Jako pilot jsme vybrali Prahu. A jednou z prvních věcí, které jsme udělali po průzkumu, nebyl další projektový meeting. Dali jsme si společný neformální oběd. Každý si přinesl svoje jídlo, sedli jsme si spolu a jednoduše jsme se lidí zeptali: Co byste chtěli v naší kanceláři změnit? Co by vám tady zpříjemnilo den? Objevily se malé i větší nápady. Jedním z nich byl například prostor na protažení nebo trochu pohybu během dne. A místo toho, abychom okamžitě otevřeli budget a začali nakupovat, zkusili jsme něco velmijednoduchého: „Co už doma nepoužíváte? Přineste to.“ Podložka, činky, pomůcky na cvičení… Malá změna. Minimální náklady. Ale vzniká něco, co vytvořili sami lidé, kteří kancelář používají.
Současně jsme se zaměřili na samotné pracovní prostředí – monitory, docking stations, prostory na cally, standing desks, osvětlení, teplotu nebo celkový komfort. Protože pokud máněkdo doma lepší setup než v kanceláři, těžko ho přesvědčíme, že má jezdit pracovat do horších podmínek.
Návrat do kanceláře není projekt HR
Tohle je možná jedna z nejdůležitějších věcí, které jsme si uvědomili. Nestačí, aby HR nebo Internal Communication vymýšleli aktivity. Pokud chceme změnit způsob, jakým kancelář používáme, musí se zapojit různé role. Každý Team Leader proto dostal za úkol projít si svůj tým. Kdo chodí? Kdo nechodí? A hlavně – proč?
Team Leadeři koordinují společné dny, mohou přesunout některé 1:1, development conversations, retrospektivy neboknowledge sharing do osobního prostředí a sami být v kanceláři vidět. Project a Engagement Manageři se zase mohou ptát: Co z toho, co dnes děláme online, by bylo výrazně efektivnější společně? Kick-off? Planning? Retrospektiva? Brainstorming? Problem-solving workshop? Zároveň ale nechceme lidi tahat do kanceláře jen proto, aby celý den seděli na zákaznických Teams callech.
Senior Management má být během společných dní vidět a využívat kancelář i pro neformální kontakt s lidmi. HR můževíce pracovat s osobním onboardingem. L&D může plánovat onsite workshopy, RADAR sessions nebo Lunch & Learns právě na anchor days. Internal Communication zase můžeukazovat, co se v kancelářích skutečně děje. Protože není moc přesvědčivé říkat lidem: „Choďte do kanceláře.“…z domácího Teams callu.
FOMO místo tlaku
Jedním z principů našeho konceptu Back Together je: Creating FOMO – not pressure. Nechceme komunikovat: „V úterý musíte přijít.“ Chceme, aby člověk v úterý odpoledne viděl fotku kolegů z workshopu, společného oběda nebo spontánního setkání a pomyslel si: „Sakra, tam jsem dnes možná měl/a být.“ Internal Communication proto používáme k vytvářenípozitivního social proof – ukazujeme skutečné momenty z kanceláře, lidi, návštěvy, workshopy, learning, oslavy neboobyčejné společné obědy. Ne marketingovou iluzi perfektní kanceláře. Ale důkaz, že když lidé přijdou, něco se skutečně děje. A funguje to? To vám zatím neřeknu. A myslím, že je fér to přiznat.
Jsme na začátku.
Praha je náš pilot. Budeme sledovat docházku, ptát se lidí, vyhodnocovat jednotlivé aktivity a zjišťovat, jestli se nám skutečně daří vytvářet prostředí, do kterého lidé chtějí přijít – ne prostředí, do kterého mají pocit, že přijít musí. Možná některé naše nápady fungovat nebudou.
Možná zjistíme, že walking pad nikoho nezajímá, ale společné snídaně ano. Možná zjistíme, že největší rozdíl nedělají žádné speciální aktivity, ale prostě fakt, že lidé vědí, kdy tam budou ostatní. A podle toho budeme koncept dál upravovat. Protože zatím nám z celé iniciativy Back Together vycházíjedna hlavní myšlenka: Flexibilitu lidem brát nechceme. Chceme udělat společně strávený čas hodnotnější.
Možná tedy správná otázka není: „Jak dostat lidi zpátky do kanceláře?“ Ale: „Co jim v kanceláři nabídneme, aby jim ta cesta stála za to?“
S Vendulou Imramovskou, HR ambasadorkou oblasti Learning & Development v HR Brainstorming, se stejně jako s dalšími 21 mentory můžete potkat osobně na konferenci HR BRAINS 2026! Konference nabídne unikátní HR data ve spolupráci s Ipsos srovnávající pohled zaměstnanců a HR odborníků, výrazné osobnosti byznysového i státního sektoru, více než 20 mentoringových stolů zaměřených na témata podle vašich potřeb, živou mediální zónu s rozhovory přímo z místa i oblíbený formát stavěný na otevřeném sdílení zkušeností.
Potkáme se 12. října v Clarion Congress Hotel Prague!
Lístky mizí rychle, chyťte si ten svůj.
V HR Brainstorming tvoříme prostor pro všechny, kdo chtějí měnit svět práce k lepšímu
Věříme totiž, že HR má zásadní vliv na to, jak se lidé v práci cítí, jak spolu komunikují a v jakém prostředí denně fungují. Spojujeme HR profesionály a profesionálky a dáváme jim nástroje a podporu pro reálnou změnu firemní kultury.
Pořádáme praktické webináře, tvoříme prostor pro sdílení know-how skrz mentoringovou konferenci HR BRAINS, otevíráme přístup k naší HR Knowledge Base a dáváme organizacím jasný směr v oblasti inkluze díky DEI Balanced Academy
Připojte se k naší komunitě a tvořte budoucnost HR společně s námi!
Leave a Reply