Den ochrany osobních údajů

Na den 28. 1. připadá Den ochrany osobních údajů – věděli jste o tom? 💡 Pojďme si připomenout, proč je ochrana osobních údajů zejména pro HR zásadní, a jak pracovat s tímto tématem ve firmě.

➡ Ochrana osobních údajů je pro HR oddělení zásadní, protože se týká jak důvěry, tak i právní odpovědnosti. Zde je několik klíčových důvodů, proč je dodržování ochrany osobních údajů ve firmách tak důležité:

• Důvěra v bezpečnost: Pokud všichni ve společnosti vědí, že jejich osobní údaje jsou chráněny a zpracovávány v souladu s právními předpisy, jsou ochotni sdílet citlivé informace. To je zásadní v náborovém procesu, kde HR shromažďuje různé osobní údaje.
• Reputace firmy: Pokud firma poruší ochranu osobních údajů, může to poškodit její reputaci. Lidé, kteří vidí, že s jejich údaji není zacházeno správně, se mohou obávat o jejich bezpečnost, což může vést k tomu, že budou opatrní při sdílení dalších citlivých informací. Firma, která má dobrou praxi v ochraně osobních údajů, zůstává v očích lidí důvěryhodná.
• Právní odpovědnost: GDPR (Obecné nařízení o ochraně osobních údajů) stanovuje jasná pravidla pro zpracování osobních údajů v EU. Pokud firma nedodržuje tato pravidla, může čelit vysokým pokutám.
• Porušení práv jednotlivců: Kdokoliv z firmy i mimo ni mají právo na ochranu svých osobních údajů. Pokud firma nezajistí správné zpracování a uchovávání těchto údajů, může to vést k právním krokům ze strany jednotlivců nebo regulačních orgánů.

➡ Je pravdou, že GDPR může být pro mnoho zaměstnanců a zaměstnankyň vnímáno jako další administrativní zátěž, která přináší omezení a zbytečnou práci. Abychom změnili tento negativní přístup a udělali ochranu osobních údajů v HR odděleních přijatelnější a smysluplnější, je důležité přistupovat k GDPR pozitivně a srozumitelně. Zde je několik tipů, jak zlepšit vnímání GDPR:

1️⃣ Vysvětlete důvod a hodnotu GDPR
Proč to děláme: Lidé často nevidí konkrétní přínosy, pokud nejsou přesvědčeni o důležitosti pravidel. Začněte školením nebo komunikací o GDPR tím, že vysvětlíte jeho skutečný účel – ochrana osobních údajů, důvěra mezi firmou a jednotlivci, ochrana před zneužitím dat. Když pochopí, že jde o zajištění jejich bezpečnosti a o ochranu dat všech zúčastněných, budou mít tendenci GDPR více přijímat.

2️⃣ Zjednodušte procesy a nástroje
Uživatelsky přívětivé nástroje: Používání složitých nástrojů pro správu osobních údajů může vyvolat frustraci. Zajistěte, aby nástroje, které používají vaši lidé pro sběr, uchovávání nebo zpracování údajů, byly jednoduché a přístupné. V takovém případě budou pravděpodobně méně náchylní k tomu vnímat GDPR jako zátěž.
Automatizace a šablony: Používejte šablony, kontrolní seznamy a automatizované procesy, které usnadní správu a zajištění souladu s předpisy, aniž by to vyžadovalo složité manuální zásahy.

3️⃣ Vytvořte pozitivní, proaktivní kulturu ochrany dat
Ochrana údajů jako součást firemní kultury: GDPR by nemělo být vnímáno jako otravná povinnost, ale jako součást firemní kultury, která chrání nejen osobní údaje, ale i reputaci firmy. Ukažte, že ochrana dat je součástí odpovědného chování, které zajišťuje bezpečnost všech zúčastněných.
Pochvala za správné chování: Aktivně oceňujte zaměstnance a zaměstnankyně, kteří správně dodržují ochranu údajů. Tato uznání motivují ostatní, aby se chovali podobně.

4️⃣ Zjednodušení komunikace a školení
Jasná a stručná komunikace: Vyhněte se používání složitých právních termínů. Vysvětlete pravidla ochrany údajů jednoduše a srozumitelně, aby každý pochopil, co je potřeba udělat a proč.
Interaktivní školení: Namísto tradičního školení formou přednášky využijte interaktivní metody, jako jsou kvízy, workshopy aj. Tímto způsobem se lidé více zapojí a budou si pamatovat důležitá pravidla.
Zábavné a vizuální materiály: Použijte vizuální nástroje, infografiky nebo animace, které mohou lépe vysvětlit, jak ochrana údajů funguje. Tato metoda je často efektivnější než dlouhé texty nebo složité právní dokumenty.

5️⃣ Vytvořte prostor pro otázky
Otevřená komunikace: Ujistěte se, že HR oddělení nebo právní tým je k dispozici pro odpovědi na dotazy, a to nejen při školení, ale i po něm. To pomůže odstranit obavy a snížit odpor k těmto pravidlům.
Časté aktualizace: Informujte o změnách v pravidlech GDPR, novinkách v ochranných opatřeních a o tom, jaký dopad tyto změny mohou mít na jejich práci. Tím ukážete, že ochrana osobních údajů je stále aktuální téma, a udržíte jejich zájem o tuto problematiku.

6️⃣ Prevence negativního vnímání pomocí leadershipu
Leadership jako příklad: Vedení společnosti by mělo jít příkladem a jasně ukazovat, že ochrana osobních údajů je pro firmu důležitá. Pokud si vedoucí udělají čas na to, aby ukázali, jak chránit osobní údaje, budou mít větší vliv na podřízené, kteří je budou následovat.