Dva dny doma ještě nejsou nastavený způsob práce
Firma umožní dva dny home office týdně. Jeden manažer je schvaluje bez další domluvy, druhý očekává nepřetržitou dostupnost a třetí je povoluje jen výjimečně. Zaměstnanci mají stejný benefit na papíře, ale velmi odlišnou zkušenost. HR pak řeší jednotlivé spory, aniž by bylo jasné, jak má práce na dálku ve firmě vlastně fungovat.
Při nastavování home office bych proto začal otázkou: Co potřebujeme zajistit, aby tým dobře pracoval, i když jeho členové nesedí vedle sebe? Potřebujeme se domluvit na výsledcích, spolupráci i podmínkách práce. Právní rámec nám pomáhá tuto dohodu ukotvit.
Dobře nastavená práce na dálku začíná jasnou představou o tom, jak má fungovat tým.
Nejdřív účel, potom počet dnů
Možnost pracovat z domova může pomoci se soustředěním, omezit dojíždění nebo usnadnit sladění práce a osobního života. Současně potřebujeme zajistit dostupnost pro zákazníky, předávání informací a podporu kolegů. Tyto potřeby se liší podle činnosti i situace týmu.
Samostatnou analýzu může člověk dobře připravit doma. Při zaučování nováčka, řešení složitého problému nebo změně fungování oddělení může mít větší hodnotu společný čas na pracovišti. Smysl proto vidím v pravidlech, která dokážeme vysvětlit konkrétními potřebami práce.
Pokud se možnosti jednotlivých pozic liší, HR by mělo s manažery pojmenovat proč. Zaměstnanci snáze porozumějí provoznímu důvodu než odpovědi „u nás to vedoucí nechce“. Ve srovnatelných situacích bychom zároveň měli postupovat podle srozumitelných a konzistentních kritérií.
Písemná dohoda musí odpovídat realitě
Pro běžné využívání práce na dálku potřebujeme písemnou dohodu se zaměstnancem, a to i při občasném home office. Zákon neurčuje její přesný obsah. Vyplatí se v ní a v navazujících pravidlech srozumitelně upravit zejména místo práce, její rozsah, schvalování jednotlivých dnů, komunikaci, vybavení, náklady a způsob ukončení tohoto režimu.
Prakticky by měl zaměstnanec vědět, zda má sjednané pevné dny, nebo o ně průběžně žádá. Manažer zase potřebuje znát podmínky, za kterých lze domluvený režim změnit. Při požadavku na návrat do kanceláře je nutné vycházet také z konkrétního znění dohody.
Stejně důležité je vědět, odkud člověk pracuje. Povolení práce z domova bych automaticky nepovažoval za souhlas s prací z libovolného místa. HR by mělo ověřit, že dohody, interní pravidla a každodenní postup manažerů tvoří jeden srozumitelný celek.
Náklady si vyjasněme předem
U nákladů spojených s prací na dálku umožňuje zákoník práce náhradu prokázaných nákladů nebo paušál, jehož výši stanovuje vyhláška. Paušální režim musí být písemně sjednán nebo stanoven vnitřním předpisem. Zaměstnavatel se zaměstnancem se mohou také předem písemně dohodnout, že náhrada nákladů nebo jejich část zaměstnanci nepřísluší.
Právě s dohodou o neposkytování náhrad se v praxi menších a středních firem setkávám. Důležité je mít ji skutečně sjednanou. Samotné označení home office za benefit ani věta ve směrnici, že firma náklady nehradí, individuální dohodu nenahradí.
Pro HR je to příležitost zkontrolovat soulad dokumentace s praxí. Vedle náhrad je dobré vyjasnit také to, jaké pracovní vybavení firma poskytuje a co má zaměstnanec udělat, pokud mu některá pomůcka chybí nebo nefunguje.
Bezpečnost práce platí i doma
Povinnosti zaměstnavatele v oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví při práci platí také při práci na dálku. Pouhé proškolení zaměstnance jejich splnění nezajistí. Firma potřebuje mít informace o dohodnutém pracovišti a řešit rizika odpovídající vykonávané práci.
U kancelářských činností jde například o pracovní stůl a sezení, umístění monitoru, osvětlení nebo bezpečné používání vybavení. HR by mělo postup připravit s odborníkem na BOZP a dohodnout se zaměstnancem přiměřenou součinnost při posouzení podmínek, s respektem k jeho soukromí.
Zaměstnanec by měl také vědět, komu a jak oznámit úraz a jak zachytit jeho okolnosti. Ani doma nelze pracovní úraz předem vyloučit; rozhoduje souvislost s plněním pracovních úkolů. S IT bych pak domluvil jednoduchá pravidla pro bezpečný přístup k systémům a ochranu pracovních dokumentů.
Manažer vede tým i na dálku
Práce z domova sama o sobě neznamená, že si zaměstnanec libovolně volí pracovní dobu. Její samostatné rozvrhování vyžaduje písemnou dohodu. Také při home office musí být zajištěna evidence pracovní doby a dodržování pravidel odpočinku.
V každodenní spolupráci bych si s týmem vyjasnil očekávané výstupy, termíny, dobu dostupnosti a způsob předávání práce. U zákaznické podpory bude důležité pokrytí provozu, u specialisty například dokončení podkladu v dohodnuté kvalitě. Zaměstnanec zároveň potřebuje vědět, kdy se může obrátit na svého vedoucího.
Pokud práce vázne, doporučuji nejprve zjistit příčinu. Chybí informace, přístup do systému, jasné zadání, nebo člověk neplní domluvená očekávání? Každá situace vyžaduje jiný postup. Plošná změna režimu kvůli jednomu případu může zasáhnout i týmy, kterým spolupráce funguje.
HR může pomoci nastavit pravidla, připravit manažery a vyhodnocovat zkušenosti napříč firmou. Každodenní zadávání práce, zpětná vazba a řešení výkonu ale zůstávají součástí vedení týmu.
Pět otázek při nastavování home office
1. Pro které činnosti dává práce na dálku smysl a kdy potřebujeme být společně na pracovišti?
2. Rozumějí zaměstnanci i manažeři pravidlům a odpovídají jim uzavřené dohody?
3. Máme vyjasněné náklady, vybavení a podmínky bezpečné práce?
4. Ví tým, jaké výsledky očekáváme, kdy jsme dostupní a jak si předáváme informace?
5. Jak budeme hodnotit dopad na kvalitu práce, spolupráci a fungování firmy?
Za užitečné považuji vracet se k těmto otázkám po určité době a také při změně potřeb týmu. Sledovat můžeme termíny, kvalitu výstupů, dostupnost služby i zkušenost zaměstnanců a manažerů. Na tomto základě lze pravidla upravovat a jejich smysl vysvětlovat.
Hodnota HR je v propojení potřeb firmy, podmínek pro zaměstnance a odpovědnosti manažerů. Právě toto propojení rozhoduje, zda bude home office fungovat i v každodenní praxi.
V HR Brainstorming tvoříme prostor pro všechny, kdo chtějí měnit svět práce k lepšímu
Věříme totiž, že HR má zásadní vliv na to, jak se lidé v práci cítí, jak spolu komunikují a v jakém prostředí denně fungují. Spojujeme HR profesionály a profesionálky a dáváme jim nástroje a podporu pro reálnou změnu firemní kultury.
Pořádáme praktické webináře, tvoříme prostor pro sdílení know-how skrz mentoringovou konferenci HR BRAINS, otevíráme přístup k naší HR Knowledge Base a dáváme organizacím jasný směr v oblasti inkluze díky DEI Balanced Academy
Připojte se k naší komunitě a tvořte budoucnost HR společně s námi!
Leave a Reply